Właściwe prowadzenie i przechowywanie dokumentacji merytorycznej i finansowej dotyczącej wycieczek szkolnych, udostępnianie jej organom nadzorującym szkołę, wyznaczanie kierownika i powierzenie mu zadań związanych z prawidłowym przebiegiem wyjazdu to tylko niektóre z obowiązków dyrektora, z których musi się wywiązać, aby właściwie zorganizować wycieczkę dla uczniów. Należy do nich także ustalenie liczby opiekunów, która jest ważna zarówno ze względu na bezpieczeństwo, jak i prawidłowe rozliczanie czasu pracy nauczyciela na wyjeździe.